档案工作

湖北开放大学在党史学习教育中用心用情为校友办实事、解难事

湖北开放大学(原湖北广播电视大学)是在邓小平同志关于大力发展广播电视教育的精神指示下,于1979年始创办的一所综合性开放大学,下辖80多个县级电大分校、教学点,四十余年来,累计培养应用型人才80余万人。近年来,随着国家治理体系不断完善,因就业、升学、干部人事档案审核、职称评聘等需要,校友学籍学历档案查询需求越来越大。数万名不同年代、不同学历类型的校友纷纷向学校提出查询诉求。他们当中有80年代毕业在岗多年的老同志,也有即将履新的党政领导干部。有偏远地区的乡村教师,也有基层人民警察,甚至还有侨居海外的校友同胞。

一边是校友数量庞大、年代久远、办学体系复杂、办学类型多样等种种困难,另一边是校友的迫切需要,每一张证明都关系着个人的切身利益。仅2021年1月以来,学校就接待个人档案查询4000余人次,调阅资料3000余份,其中接待来人查询1000余人次,电话、QQ查询3000余人次。学校始终坚持以生为本、服务育人、勇挑重担,多措并举为校友办实事、解疑难。

一、落实责任办实事

学校高度重视档案服务工作,以习近平总书记对档案工作重要批示精神为指导,以对历史负责、对师生负责的使命感抓好档案管理工作。近年来,持续大力度投入软硬件设施和队伍建设,把档案信息化纳入信息化建设整体规划之中,不断提高档案工作质量和水平。2018年以来,投入100余万元用于改造档案馆,配备先进的智能设备,投入120余万元聘请专业公司对馆藏的纸质档案进行数字化整理,配置符合国家及行业标准的档案管理软件,实现纸质存档和电子存档并存,利于保管档案,更方便档案的查询和利用。

二、四“特”服务有实策

为更好服务校友档案查询需求,学校在疫情防控常态化背景下,出真招、实招,切实提升工作水平。

一是特快服务。以工作创新提升服务水平,创新采取无接触、在线查档方式,充分利用馆藏档案信息化建设成果,在核实档案查询者身份、保证档案信息资源安全的基础上,采取电话或QQ方式方便快捷安全提供档案查询服务。做到来了就查、查了就办、办了就总结反馈。

二是特简服务。归纳总结办事规律,简化手续,列出办事清单,让校友少走路、少问路、少麻烦。通过校园网、校门口张贴等多种方式公布查询方式,便于各地校友联系。多次为外地校友提供快递邮寄服务。因疫情防控需要,主动将查询结果送到校门口,送到师生手中。

三是特优服务。在每天电话不断、工作人员边接听电话边查档的情况下,始终保持良好工作态度,倾听对方诉求,耐心答疑解惑。在做好查询工作的基础上主动为校友多说一点、多做一点,多尽一点绵薄之力。同时做到线上线下查询结合,集体查询、代办查询和个人查询相配合,快递邮寄和当面领取相补充,最大程度为校友提供便利。

四是特全服务。积极与省教育厅、省档案馆及其他业务关联部门沟通联系,掌握政策动向,把握工作重点。不断思考总结工作方法,将需要的政策文件汇总汇编,供校友查阅学习。面对校友需求不清、诉求不明情况,主动帮助查找分析、做好服务。如自考学历是学校历史办学类型的一种,该类型学生的学历认证途经一般为查询档案后到省自考办及省教育厅办理。档案馆没有局限于提供档案本身,而是在提供档案材料后,耐心告知省自考办及省教育厅的办事流程、所需材料、办公地址乃至乘车路线,包括部分疑难问题的解决途径,得到了校友的一致感谢和好评。

三、加班加点担实责

档案馆平均每天接听各类解答咨询电话30余人次,2021年1月至9月节假日期间,紧急解决查档需求100余次。为了不漏掉任意一个查档需求,档案馆在非办公时间将办公电话与私人手机绑定,坚持下班后QQ在线,及时答复有关问题,并将下班后接到的申请做好记录,第一时间查询解决。

四、解决疑难见实效

截止目前,校档案馆已为数万名校友提供档案查询服务,切实解决广大校友在就业、升学、干部人事档案审核、职称评聘等方面的查询需求。即使在查询档案或办理相关业务中遇到各种困难,学校始终以服务校友、帮助校友为目标,不厌其烦做好说明解释工作,帮助校友了解政策,联系相关部门,并积极寻求解决办法,努力为校友办实事。今年8月,学校收到某大型国有银行来函,反映其下属支行38名临退休员工为我校八八届毕业生,因档案材料问题在办理社保时面临阻碍,向学校求助。学校第一时间安排档案馆牵头,摸排情况、查找材料、制定方案,最终妥善解决问题。

学校始终坚持以生为本,在党史学习教育中,将为校友办实事落实到每一小细节,践行服务育人的工作使命。

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