我校档案管理达到省一级标准存在的问题与对策
档案馆
（2018年11月）
为提高我校档案管理工作水平，增强档案工作服务学校发展的能力，根据学校提出的在2019年达到省一级的目标和湖北省档案局《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表》（以下简称《评分表》）的具体要求，档案馆结合实际，摸清现状，查找问题，以问题为导向，提出并落实解决问题的措施。
一、我校档案工作现状
（一）场馆设施
学校现有鲁巷校区档案馆和关山校区档案室两个场地，以鲁巷校区档案馆为主体，关山校区档案室作为补充。鲁巷校区档案馆于2018年9月改造完成并投入使用（总投资103.29万元），面积约150㎡（库房约122㎡，阅档室约18㎡，办公室约10㎡），配备了智能密集架、智能环境系统和气体消防系统，实现了智能控制，基本达到了《评分表》的要求。关山校区档案室占地面积108㎡（库房72㎡，办公室、阅档室36㎡），配有普通档案柜及相应设施。
（二）馆藏情况
目前学校档案室有党群、行政、教学、基建、出版和音像等6个门类档案，有光盘和实物等2个载体档案。档案室现有2个全宗，纸质档案共计2715卷，其中党群类219卷，行政类326卷，教学类1606卷、基建类131卷，出版类224卷，综合材料209卷 ；另有音像档案47张（光盘）；其它电子数据光盘25张；实物档案61件（证书30本、牌匾19块、奖杯2个、书籍1套、30周年校庆捐赠物品9件）。
电子档案馆藏情况：职院2010-2016年毕业生成绩、毕业生名单含证书编号、数据平台数据；1990-1997年电大自考毕业生名单；2004-2015年发文；1980年电大成立批复、2007年职院成立及2016年转制批复的扫描件等重要电子档案。
馆藏资料173册，主要有评估材料90册（2006年电大评估材料71册及2009年职院评估材料19册）、学校制度汇编7册、学校科研资料汇编7册、大事记5册、统计年鉴27册、档案专业工具3册、其它资料34册。
（三）机构和人员配备情况
2017年9月，学校设立档案馆(副处级建制)，与党办校办合署办公。机构设置符合《评分表》的要求。
档案馆现有人员3人，馆长1人（党办校办副主任兼任）、工作人员2名（科长1人、副主任科员1人，均为中级职称）。全校32个单位（部门）均配备了一名档案员（兼任）。截至目前，35名档案工作人员持上岗证的有15人，占比43%。
（四）档案数字化整理情况
为便于保存、利用档案，学校投入80余万元开展档案数字化整理工作，截至目前，已基本完成财务档案数字化整理工作，年底前基本完成现有馆藏档案数字化整理工作，拟于2019年7月前完成包括教务处学籍档案在内的全部档案数字化整理工作。
二、存在的问题
对照《评分表》，我校档案管理工作还存在不小差距，主要表现在以下四个方面。
（一）场馆设施
1.鲁巷校区档案馆建成后，硬件设施设备符合《评分表》相关要求，由于场地面积偏小，不足10年库容。
2.关山校区档案室硬件设施设备陈旧，不符合《评分表》的相关要求，主要是无消防报警系统、安全监控系统、门禁系统等。
（二）档案资源
1.重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案的归档率低。科学研究类档案仅有2010年以来科研处移交的科研资料汇编。基本建设类档案方面，关山校区基建档案不齐全，仅有1-3号教学楼和4号学生公寓建施、结施、水施、电施图，运动场和食堂的建施、结施图，其它楼栋档案材料未移交档案馆归档。仪器设备档案未移交档案馆归档。
2.照片、音频、视频等多媒体档案归档率低。声像载体档案仅有2013年7月-2013年12月的照片档案。
（三）档案管理
1.学校现有的档案管理制度（2010年5月编印）需结合新要求进行修订补充。
2.档案馆的监督、指导作用发挥不够。一是年度档案工作计划还要进一步落实。二是对各单位（部门）档案工作的业务指导不够，针对具体问题主动上门服务帮忙解决少了些。三是对未按期归档的单位（部门）有效监督、督促不够，未形成行之有效的推进机制。
3.整体而言，各单位（部门）立卷归档意识有待加强，程序有待规范。一是一些应归档的重要文件，相关工作人员习惯将其留存以方便自己查询。二是预立卷不充分。部分单位（部门）档案未初步筛选、分类，直接移交档案室。三是移交手续不完备。一些单位（部门）移交档案未经档案馆检查、审核，自行放至档案室，不履行相关签字手续。
（四）档案员队伍建设
1.鲁巷校区档案馆投入使用后，档案工作牵扯鲁巷和关山两个校区，档案馆现有的工作人员除承担档案管理相关工作之外，还承担学校4套年报报表（上报教育厅、国开）、年检等其他工作，再加上近几年随着学历认证的开展，档案查询任务加大，档案馆急需增加1名工作人员。
2.各单位（部门）档案员均为兼职，投入在档案管理工作上的时间和精力有限，且一些单位（部门）档案员变动频繁，影响档案管理工作的有效开展。
3.档案员持证上岗率目前占比43%，离80%的持证上岗率还有较大差距。
4.整体而言，各单位（部门）档案员业务能力还需要大幅提升。
三、整改措施
针对存在的问题,结合《评分表》的相关要求，努力抓好整改。
（一）场馆设施
针对关山校区档案室的现状，一是进一步美化规整，做到干净、整洁，将现在的办公室分隔成办公室和查阅室，制作制度牌上墙等；二是进一步根据实际完善库房的设施设备，添置或者更换消防设施，添置报警系统等。将关山校区档案室作为鲁巷校区档案馆的有益补充，解决库容不足10年的问题。
（二）档案资源
针对重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，照片、音频、视频等多媒体档案归档率低的问题，2018年6月已向相关单位布置了此项工作，督促他们尽快移交相关档案，但至今未有效落实。档案馆将以正式工作联系函的方式进行催收，并向所在部门分管领导报告，请求指导支持。
（三）档案管理
1.加强制度建设。修订完善补充学校档案管理细则和相关制度。
2.进一步发挥档案馆的监督、指导作用。一是加强对学校年度档案工作的领导和指导，每年制定档案工作年度计划，并抓好落实。二是有针对性的加强对各单位（部门）档案工作的业务指导，主动上门服务帮忙解决问题。三是进一步强化监督和督促工作，特别是对未按期归档的单位（部门）要加强督促，形成具体可行的督促、监督工作机制。
3.保质保量完成好档案数字化整理工作。一是做好与财务处和教务处数字化整理材料的移交工作；二是做好与数字化整理服务方的对接工作，做到档案数字化整理完整、规范、安全、保密；三是按期完成数字化整理工作。
（四）档案员队伍建设
1.争取学校支持，考虑到鲁巷校区档案馆和关山校区档案室两个场地的实际情况，为档案馆再增加一名工作人员。
2.进一步增强各单位（部门）档案员从事档案工作的积极性、主动性。一是继续把档案工作纳入各单位（部门）年度考核内容之一，二是进一步明确、落实各单位（部门）分管档案工作的领导责任和档案员的工作职责，将其汇编成册。
3.进一步加强对档案员的培训力度。一是分批次安排参加由省档案局组织的培训活动，使我校档案员持证上岗率达到80%。二是组织校内开展培训活动，计划明年9月份邀请省档案馆的专家或其他高校的档案管理工作专家来校开展一次培训。
近年来，我校档案管理工作得到了党委和行政的高度重视，将档案工作纳入年度考核，与其他工作一同布置、考核，18年累计投入200余万元用于档案馆建设和档案数字化整理工作，档案工作相比以前有很大进步，但离省一级标准仍有不小差距，还需要全校上下一心，切实按照《评分表》要求抓好每一项具体工作。
附件：
1.湖北广播电视大学档案工作目标管理考评标准及整改措施
2.2018年12月前档案达标必须完成的工作任务清单
3.2018年12月前必须持续推进的档案达标工作任务清单
